Ce faci când tu și șeful tău folosiți un limbaj diferit? 1


angry-bossAm trecut zilele trecute printr-o astfel de situație și așa mi-a venit ideea acestui material. Aflată la începutul unei misiuni de consultanță cu un client, nu reușeam deloc să mă înțeleg cu acesta. După întâlnirea respectivă, făcând analiza a ceea ce s-a întâmplat în cadrul discuției, mi-am dat seama că oricine se poate afla în situația de a nu găsi cuvintele potrivite pentru a se înțelege cu clientul său, indiferent cine ar fi acesta, șeful direct, un coleg din alt department sau chiar un client extern.

În anumite cazuri, fericite aș spune, interlocutorul poate avea o arie de expertiză și o competență asemănătoare, așa că nu ar trebui să existe probleme de înțelegere a terminologiei utilizate în cadrul discuțiilor. Sunt cazuri însă în care șeful are o cu totul altăa specializare sau arie de competență. Este evident că nu se pun la îndoială abilitățile sale manageriale, însă lipsa limbajului comun poate crea o mulțime de probleme.


images (4)Există și cazul șefului antreprenor, mai ales în companiile de mici dimensiuni, cu un număr restrâns de angajați. Acesta, în majoritatea cazurilor, nu are experiență de lucru din poziția de “angajat” așa că ceea ce vrea sau spune el trebuie să fie acceptat și înțeles de oamenii pe care îi are. Cu acest tip de superior direct este cel mai dificil de lucrat. Cu toate că dispune de un vocabular de bussiness adecvat, îi lipsește limbajul tehnic. În plus, tendința acestuia este de a veni în permanență cu idei, propuneri și chiar decizii privind activitatea fiecăruia și modul în care aceasta trebuie să se desfășoare. Poate fi frustrantă situația aceasta mai ales în cazurile în care nu înțelege ceea ce îi explici, încurcă termenii sau nu are timp să fie atent la explicațiile pe care le primește. În esență, ideile venite din partea unui astfel de șef sunt foarte bune, însă munca trebuie să o depui tu. În general sunt oameni practici care văd cum pot obține rezultate imediat și atunci este tu trebuie să găsești modalitatea prin care îi îndeplinești așteptările.

Indiferent de situație, lipsa limbajului comun poate duce la relații tensionate, la stres, dezamăgiri și până la urmă la schimbarea locului de muncă.

Fără a avea pretenția de a epuiza toate tipologiile de clienți, mai mult sau mai puțin dificili din acest punct de vedere, m-am gândit că ar fi util să vă ofer câteva metode  prin care puteți să evitați situațiile tensionate.

 1. Deservește clientul.

Fie că acesta este un client intern (șeful direct sau managerul unui alt compartiment din cadrul organizației) sau un client extern (dacă lucrezi într-o companie de servicii) aceasta trebuie să fie persoana care “dictează”. Ascultă foarte bine care sunt cerințele sale, ce rezultate dorește să atingă în discuția cu tine. Chiar dacă ai intenții bune s-ar putea să muncești degeaba dacă nu ai înțeles exact ce dorește  sau ai decis tu ceea ce este mai bine pentru cel din fața ta, neluînd în calcul explicațiile sale.

  1. Pune întrebări.

intrebareNu te aștepta să ți se explice în detaliu ceea ce se dorește. În general avem parte de o imagine mai largă a subiectului. Dacă însă este situația inversă și sunt furnizați indicatori specifici atunci acest lucru va fi în favoarea ta.

Nu te feri să pui întrebări în ambele cazuri. Evită să presupui ceea ce a spus sau ceea ce urmărește de fapt interlocutorul tău. Este o regulă de aur- “niciodata nu presupune”. Dacă ai parte de răspunsuri generale ajuta-ți interlocutorul să își sistematizeze ideile pentru a putea intra în detaliile solicitate. Dacă detaliile sunt numeroase, tot prin întrebări află care este imaginea de ansamblu, care este rezultatul final, general pe care acesta îl urmărește prin numeroasele sinteze, analize și rapoarte pe care ți le solicită.

  1. Instruiește.

Stabilește de la început care va fi terminologia utilizată în cadrul discuției. Instruiește-ți interlocutorul în legatură cu termenii specifici, tehnici pe care îi vei utiliza. Nu lăsa loc de interpretări. Prin aceasta metodă poți învața și tu. La rândul lui, interlocutorul tău va proceda la fel, îți va explica termenii pe care el îi utilizează. Ambii parteneri de discuție trebuie să aibă același grad de înțelegere pentru a se evita discuțiile tensionate. Instruiește-ți interlocutorul înainte de a intra în detalii. Nu o face însă în mod ostentativ ci explică-i că astfel discuția va fi constructivă și se va păstra în limitele stabilite.

  1. Păstrează poziția de egalitate.

Chiar dacă te subevaluezi sau te supraevaluezi prin comparație cu nivelul de competență al interlocutorului tău, păstrează în cadrul discuției o poziție de egalitate. Nu le poți ști pe toate așa că fii deschisă în a învăța lucruri noi și interesante de la cel din fața ta. Pe de altă parte este clar un proces de schimb. Tu poți oferi situații, rapoarte sau chiar variante de lucru iar cel din fața ta îți oferă informații, date, indicatori fără de care tu nu poți lucra.

  1. Ceartă/nervi/stres.

images (3)Evită pe cât posibil astfel de situații. Motivele unei discuții aprinse pot fi numeroase, majoritatea însă plecând de la neînțelegeri, de la lipsa explicațiilor și a argumentației potrivite. Răbdarea și utilizarea unui limbaj comun poate conduce discuția pe un teren constructiv. Dacă nu înțelegi un anumit termen sau ceea ce se dorește de la tine, ascultă în continuare ceea ce îți spune interlocutorul tău, nu întrerupe discuția la mijlocul ei pentru explicații, notează-ți ceea ce nu ai înțeles și revin-o asupra subiectului când discuția va fi calmă.

  1. Explică în ceea ce va consta munca ta.

Interlocutorul tău are dreptul și este dator, în același timp, să știe în ce va consta munca ta. Explică-i în termeni comuni pașii pe care îi vei face, cum vei strange informațiile necesare, cum vei sintetiza și analiza situația și cum vei ajunge la rezultatul final. Expune-i modul în care vei analiza și furniza variantele pentru direcțiile viitoare, oferă-i exemple din situații asemănatoare sau din experiența ta și, foarte important, rezumă la finalul discuției încă o dată pașii pe care îi vei face și rezultatul la care vei ajunge.

 

Aceste metode nu reprezintă o “rețetă minune” și nu îți pot asigura de fiecare dată succesul, însă explicându-le cu consecvență îți poți “educa”  interlocutorul. Pe parcurs vei obține rezultate, vei căpăta încredere, vei ști să explici terminologia utilizată și să ceri să ți se explice la rândul tău, vei învăța să te adaptezi interlocutorului tău, indiferent cine este acesta, superiorul direct, un alt client intern sau unul extern.

 

material publicat prima dată de www.eva.ro

 
 Ți-a plăcut acest articol?
Lasă adresa ta de email pentru a te anunța când apar noi informații!

Leave a comment

One thought on “Ce faci când tu și șeful tău folosiți un limbaj diferit?